Confirmar asistencias, o las sorpresas de última hora

Después de una buena invitación, cuidada, diseñada y con toda la información y, por tanto, con una “nota de protocolo” adecuada, no podemos dejar a un lado el proceso de confirmaciones.
Confirmar la asistencia de nuestros invitados a un acto es garantizar, en un 95 por ciento, que sabremos de antemano los asistentes y, por tanto, podremos establecer las pertinentes prelaciones con anticipación.
Las confirmaciones, en función del tipo de acto, del número de invitados y de las limitaciones del aforo, se pueden hacer de dos formas:
· Pasivas: mediante teléfono, fax, mensaje electrónico, formulario en una página Web, etc., los invitados se dirigen al anfitrión para indicarle que asisten al acto. Esta es la fórmula habitual, pero no la única, ni siquiera la única que se utiliza en un acto.
· Activas: el invitado se dirige a una parte o a todos los asistentes para preguntarle su asistencia. Esta fórmula se suele utilizar como complemento a la anterior, y sirve para confirmar, sobre todo, la asistencia de aquellas autoridades o personalidades de primer orden jerárquico y cuya asistencia sin confirmar causaría problemas a la hora de establecer el protocolo del acto.
La experiencia me dice que siempre hay personas que asisten a un acto sin confirmar. ¿Qué hacer en esos casos? Es difícil dar una solución única; pero es materia de otro comentario. Lo veremos más adelante.