Guía para la preparación y ejecución de un acto - Fase previa

La preparación de un acto se inicia, evidentemente, con la decisión de ejecutarlo. Una vez que se decide esa realización, debe comenzarse su preparación con la antelación suficiente que nos permita su planeamiento y ejecución según la finalidad que se persiga y en función del volumen y la complejidad de gestión de las invitaciones y de la producción (montaje del "escenario").
Determinación del tipo de acto
Una de las primeras medidas que deberemos tomar es el tipo de acto que vamos a preparar y ejecutar, definiendo de forma concreta la finalidad y el público objetivo.
De ello ese análisis previo obtendremos una idea del modelo de ceremonia y los modelos de comunicación para hacerlo público, además de determinar los ámbitos y espacios de ejecución.
En un primer análisis deberemos decidir sobre los siguientes aspectos:
· Finalidad del acto
· Fecha y hora
· Ceremonial
· Invitados
· Ámbito en que se desarrollará el acto
La finalidad es el elemento fundamental y el motivo por el que se realiza el acto. Si se incumple, no habremos alcanzado nuestro objetivo, por muy plástico y suntuoso que haya resultado. Recuerda que la finalidad no es la ceremonia. Esa sería el instrumento.
La fecha y hora de celebración es fundamental ya que condicionará la asistencia de los invitados, la repercusión en los medios de comunicación e incluso que los ámbitos se puedan utilizar cuando pretendemos.
Será necesario efectuar un cuidadoso análisis del calendario y los horarios, sopesando si el acto tiene la suficiente importancia como para desplazar a otros, o si será empañado por otros programados con antelación. (No es la primera vez que una acto cuidadosamente preparado fracasa por haberlo realizado en la misma fecha y hora que un partido de fútbol.)
La ceremonia vendrá marcada por el tipo de acto, la presidencia, el público asistente y el ámbito de celebración. Una vez definido el tipo de acto, todos estos factores determinarán la ceremonia que, de forma directa, influirá a su vez en la selección de estos elementos. Las fórmulas de ceremonial se encuentran contenidas en leyes, reglamentos, normas o costumbres y tradiciones, que adecuaremos a nuestra necesidad. En el caso de las Fuerzas Armadas, por ejemplo, nuestras ceremonias están muy marcadas en nuestra reglamentación (Reales Ordenanzas y Reglamento de Honores Militares).
Los públicos, son los perceptores, es decir, a los que va dirigido el acto. Cuando hablo de públicos no me refiero sólo a los asistentes (presidencia, autoridades, participantes, invitados, público general), sino a todos aquellos que puedan presenciarlo a través de los medios. Por ejemplo, a la hora de decidir determinadas cuestiones del escenario en que se va a celebrar el Día de las Fuerzas Armadas en Sevilla, hemos tenido en cuenta la opinión del realizador de televisión, que ha tenido un peso específico en la distribución de ese escenario.
El ámbito es el espacio físico, con sus atributos, en que se va a desarrollar el acto. Es tan importante como el acto en sí ya que de su adecuada capacidad y distribución para acoger a los públicos y ceremonias dependerá en gran medida el éxito.
Puede ser condicionante de otros factores de este análisis, como el ceremonial y los públicos.
Otros factores para el análisis
Además de estos parámetros, deberemos determinar, de acuerdo con el real decreto sobre precedencias, si el acto es de carácter general o de carácter especial (el Día de las Fuerzas Armadas es de carácter especial; el de la Fiesta nacional es de carácter general, por ejemplo.
El cuidadoso análisis conjunto de estos factores, que se condicionan e interfieren entre sí, nos permitirá llegar a la definición del acto.
A partir de aquí, y en la fase de planeamiento, se derivarán una serie de líneas de trabajo que deben desarrollarse de forma coordinada entre las distintas partes del equipo formado a tal efecto.
Las líneas de trabajo iniciales serían:
· Gestión de públicos
· Diseño y gestión del acto
· Producción o gestión logística
Veremos más adelante cómo se desarrolla el trabajo en cada una de ellas y cómo se aprovechan los apoyos y transferencias de información entre equipos, si las tareas se realizan de forma coordinada.El inicio de tareas y las fases en cada una de ellas no son simultaneas, por eso es tan importante el desarrollo paralelo y la coordinación.