Planificación de un acto

Planificar un acto es fundamental. Esto parece una afirmación obvia, pero no menos importante de recordar, ya que la vorágine de determinadas organizaciones de Protocolo hace que, a veces, resulte difícil realizar esa planificación.
Para conseguir el objetivo de un acto es necesario planear todos los pasos que deben seguirse.

Por ello, hay que organizarlo todo hasta el detalle más insignificante, de modo que estén previstos hasta los imprevistos. Con un poco de experiencia, se acaba sabiendo un alto porcentaje de los hechos que pueden suceder de forma "imprevista".

Para una buena planificación, debemos tener en cuenta los siguientes aspectos:

- En qué consiste el acto

- Qué carácter va a tener

- Fecha o fechas de realización

- Lugar

- Criterios de invitados

- Presidencia

- Desarrollo

Las fases de un acto son obvias:

- Preparación

- Ejecución

- Análisis posterior

Fase de preparación
Durante la preparación, deberemos:

- Determinar el tipo de acto (público, privado, oficial, especial, interno, externo, etc.)

- Establecer la finalidad del acto

- Determinar la fecha y hora más (las más convenientes, claro; a modo de ejemplo, puede ser un "suicidio" tratar de organizar un acto el día y a la hora de la final de la Copa de Europa de fútbol, y más si la juega un equipo español; si nos fijamos, la contraprogramación de las emisoras de televisión saben mucho de eso).

- Elegir el lugar (el más adecuado para el acto, el público y la finalidad)

- Establecer el o los públicos objetivo y confeccionar las listas de invitados

- Definir la presidencia del acto- Elaborar la documentación necesaria (informativa, invitaciones y acreditaciones, programas, planos, meseros, menús, etc.)

- Planificar los medios necesarios (gestión de espacios, modelo de tribunas, gradas, sillas, megafonía, paneles informativos, pantallas de televisión, ornamentación, tarimas, etc.)

- Planificar las necesidades de personal y el reparto de funciones

- Elaborar un presupuesto

Fase de ejecución

La ejecución es el examen final (por cierto, sin segunda convocatoria). Será el momento de ejecutar lo planificado de forma milimétrica. Por cierto: atentos a la puntualidad. Un acto empieza a una hora determinada y no debe retrasarse; es una falta de cortesía para con los presentes.Será el momento en que se presentarán imprevistos y habrá que tener la mente fría y serena para responder a ellos in causar otros problemas aún mayores. Procura llegar al acto tras haber descansado (ya, lo sé, es una utopía).

Fase de análisis

Este será el momento de repasar todo lo acontecido y mirar atrás con ojos críticos para obtener las lecciones pertinentes que nos permitirán aprender de nuestros errores (y de lo que hemos hecho bien).

Consejo: deja pasar unos días; no lo hagas "en caliente".