Las invitaciones

Sin ánimo de abarcarlas todas, quisiera analizar las posibles formas de invitar, según las características de los actos.

Así, podríamos estableces una serie de criterios básicos, que nos den unas pautas generales, distinguiendo las siguientes casuísticas:

Actos abiertos

Actos cerrados o limitados

Actos de concurrencia reducida

Actos convocados con urgencia

Actos abiertos

En estos casos, se puede utilizar una carta personalizada a un muy reducido número de personas sobre las que el anfitrión tenga un especial interés en su asistencia. El invitado, al recibir la carta firmada de puño y letra por el que invita, entenderá ese interés y a buen seguro, si su agenda se lo permite, confirmará positivamente.

Envío de tarjetones o dípticos, personalizados o no a un grupo más o menos amplio a los que especialmente se dirige el mencionado acto, el llamado "público objetivo".

Publicidad a través de los medios de comunicación (notas informativas, entrevistas, publicidad, carteles u otros métodos) señalando claramente el carácter abierto, indicando frases relativas a "abierto al público", "entrada libre", etc.

Actos cerrados o limitados

Son aquellos en los que el anfitrión quiere limitar la asistencia a un determinado grupo (más de cincuenta, pues para una cifra inferior recurriremos a los métodos del caso siguiernte), ya sea por razones de interés o de espacio físico o de filosofía del acto. En estos casos debe procederse de la siguiente manera:

Envío de carta personalizada, firmada por el que invita, a aquellas personas sobre las que se tenga un especial interés en su asistencia (aunque se adjunte el tarjetón correspondiente).
Tarjetón o díptico de invitación personalizado. Es decir, debe figurar el nombre y apellidos, si fuera una invitación a título personal, o el cargo si fuera en razón de su representación.

Actos de concurrencia reducida

Se trata de aquellos actos a los que se invitará a un reducido número de personas (menos de cincuenta). En estos casos se procederá de la siguiente forma:

Envío de carta personalizada del anfitrión o de su Jefe de Gabinete (en este último caso en la mencionada carta debe señalar "siguiendo instrucciones de...", "es deseo de...", "me encarga... le haga llegar su deseo de que pueda acompañarnos...").

Llamada telefónica directa por parte del que invita. En la llamada debe considerarse aproximar las equivalencias entre los comunicantes, para evitar no perder fuerza en la invitación. No es lógico que un jefe de Gabinete de un consejero llame directamente a un consejero de otra comunidad, por ejemplo; debe hacerlo el propio consejero. De no ser posible, el Jefe de Gabinete comunicará con su homónimo.

Envío de "Saluda" personalizado. he incluido esta fórmula porque en España se utiliza muy habitualmente para invitar, aunque de forma errónea. La misión de un "Saluda" no es invitar, sino lo que su propio nombre indica, saludar, ponerse a disposición, comunicar un cambio (nombramiento, cese, ascenso) o poner en conocimiento un hecho, sin que ello origine invitación o compromiso alguno.

Actos convocados con urgencia

Desde luego, se deben evitar, pero lamentablemente cada vez proliferan más. Aunque parezca peregrino decirlo, los actos urgentes deben tener una muy buena justificación (una honra fúnebre, por ejemplo).

De no mediar esa justificación, lo recomendable es en todo caso retrasar nuestras intenciones, pues la prisa ni es buena consejera, ni nos confiere buena imagen . En estos casos de urgencia procederemos de la siguiente manera:

Envío de tarjetón de invitación (si hemos logrado que la imprenta nos lo haga con la misma urgencia o las hemos realizado nosotros mismos con ayuda de nuestros medios informáticos) por un sistema de envío que garantice la recepción inmediata por parte del invitado. Además, para mayor seguridad debemos efectuar la correspondiente llamada telefónica ("... le habrá llegado una carta urgente con una invitación... Perdone la urgencia pero...").

Esta llamada servirá entre otras cosas para evitar las típicas suspicacias de que defendemos la urgencia para ocultar que en realidad hasta última hora no le hemos incluido en el protocolo.
Si el trabajo de imprenta no fuera posible y tampoco lo pudiéramos hacer por ordenador, recurriremos a la carta o, en el peor de los casos, a transmitir la invitación por fax.

Los olvidos

Nadie es perfecto. Y es muy posible que a la hora de invitar alguien se nos quede en el tintero. Si todavía queda tiempo, lo recomendable es subsanar el error, vía carta urgente, traslado en mano de la invitación, llamada telefónica, etc., justificando el envío a última hora. Vale más quedar mal por invitar a última hora que no invitar.

Al menos el destinatario pensará que se han acordado de él, aunque sea tarde. Eso sí, debemos justificar el retraso ("perdone, por un error involuntario no le hemos hecho llegar a tiempo la invitación...", "incomprensiblemente su carta quedó sobre la mesa" o recurrir a ciertas maniobras "de mano derecha" como "incomprensiblemente nos han devuelto la invitación...").